Больничный лист – документ, подтверждающий временную нетрудоспособность, который предоставляется только трудоустроенным гражданам. Бумага является доказательством законных оснований отсутствия лица на рабочем месте и защищает служащего от применения норм дисциплинарной ответственности за прогулы. Кроме того, на основании больничного листка сотруднику выплачиваются денежные средства из бюджета предприятия, а также от службы социального страхования.
Порядок ведения журнала регистрации бланков
Больничный лист – документ строгой отчетности, оборот которого подчиняется строгим правилам и требованиям законодательства. Его составление осуществляется на основании таких правил:
- ограниченный список оснований для получения – заболевание близкого родственника или собственный недуг;
- документы подлежат государственному контролю;
- изготавливаются бланки только лицензированным предприятием, наделенным правом присвоения персонального номера документу;
- заполненные больничные листки выдаются только под подпись лишь самому владельцу;
- предоставление листов нетрудоспособности – полномочие лишь лицензированных медицинских учреждений (имеется в виду разрешение на осуществление лечебной деятельности);
- согласно правилам делопроизводства, документ должен быть представлен работодателю в строгие сроки (максимум полгода), иначе получить денежную компенсацию не получится.
На предприятии листок передается работнику отдела кадров, который вносит в рабочий табель отметку об отсутствии по причине недуга. Затем документ направляется в бухгалтерию для осуществления оплаты. Выплата и начисление пособия по нетрудоспособности происходит в таком порядке:
- работник кадров регистрирует документ в специальном журнале, после чего передает его в бухгалтерию фирмы;
- бухгалтер готовит документы на осуществление выплат из производственного бюджета, а затем на протяжении пяти суток направляет документ в службу социального страхования для оплаты;
- с ближайшей зарплатой (авансом) служащему приходит компенсация за три пропущенных дня, которая выплачивается фирмой;
- в зависимости от даты получения больничного формуляра службой ФСС, выплаты поступают на счет сотрудника на протяжении одной недели.
После оплаты листка временной нетрудоспособности, документ крепится к личному делу трудоустроенного гражданина, и подлежит хранению вместе с другими бланками и формами. Максимальный срок хранения не обозначен в законе. Руководствуясь статьями Закона «О страховых взносах» можно сделать вывод, что все официальные листки, на основании которых делаются денежные выплаты гражданам, должны храниться минимум шесть лет.
Особое внимание нужно уделять правилам учета документов по нетрудоспособности, с целью защиты интересов участников и доказывания важных моментов при возникновении споров в будущем. Нет единых требований к тому, какие учетно-регистрационные документы должны присутствовать на фирме для сбора и контроля оборота сведений о больничных листках. Чаще всего для этого используется книга (или журнал) бланков нетрудоспособности.
Ведение журналов регистрации листков нетрудоспособности необязательно. Оформление таковых – право работников кадрового аппарата, позволяющее систематизировать информацию и, не потерять важные отчетные документы. Но при оформлении книг предстоит руководствоваться универсальными требованиями к их составлению и форме.
Так, согласно правилам оформления, тетрадь должна быть подготовлена на основании таких правил:
- обязательно добавление титульной страницы книги (регистрации листков нетрудоспособности), содержащей наименование и дату заведения, а также ФИО ответственного работника;
- все заполненные листы подлежат обязательной нумерации;
- на последнем листе указывается число страниц и подпись работника, оформившего тетрадь.
Что касается объема книги, то к этому нет единых требований. Число листов зависит от масштабов производства, количества работающих граждан, а также объема информации для внесения. Кадровик самостоятельно решает, какого количества страниц ему будет достаточно для осуществления регистрационной работы.
Порядок ведения журнала
Таблица № 1 «Правовое регулирование»
|
Наименование документа |
Основные регулируемые вопросы |
|
ТК России |
Предусматривает список обстоятельств, допускающих временное отсутствие человека на работе. Дополнительно предусмотрен порядок подтверждения таких причин. |
|
Письмо Министерства Здравоохранения и Социального развития от 11.01.2007 года № 79 |
Список оснований, позволяющих получение листов нетрудоспособности официально трудоустроенными гражданами. |
|
Приказ Минздрава № 1030 от 04.10.1980 года |
Фиксирует порядок контроля оборота бланков. |
Учет листков временной нетрудоспособности необходим для реализации следующих целей:
- верный подсчет рабочих дней;
- контроль сохранности документов;
- защита от дисциплинарной ответственности за прогулы;
- выявление виновных лиц, допустивших нарушение в производственном процессе (больничный формуляр подтверждает временное отсутствие на работе).
Если принято решение организовать хранение журнала на предприятии, то в учет предстоит принимать следующие правила его заполнения:
- присвоение регистрационного номера;
- аккуратное заполнение одной пастой;
- отсутствие исправлений и зачеркиваний.
Ответственное лицо
Назначение ответственного лица – прерогатива директора фирмы. Как правило, это кадровый работник. О том, что к числу функциональных обязанностей работника кадрового аппарата добавилась обязанность ведения журнала листков, подтверждающих нетрудоспособность, выносится соответствующий приказ начальника.
Служащий обязан ознакомиться с приказом под роспись.
В функции ответственного работника входят:
- заполнение полей журнала;
- своевременное внесение актуальных данных;
- прикрепление бланка к личному делу служащего;
- контроль оборота документов и гарантия их сохранности.
Нарушение установленных обязательств ведет к дисциплинарной ответственности. Наибольшее нарушение, с которым сталкиваются трудящиеся отдела кадров в этой сфере, утрата больничного формуляра. Решение – подготовка запроса в больницу, выдавшего документ, на изготовление дубликата выписки.
После окончания календарного года или же после завершения чистых страниц в журнале - он передается на хранение в архив. Об этом составляется специальный акт.
Содержание
Тетрадь должна содержать следующие графы для заполнения:
- личные данные трудоустроенного человека;
- присвоенный номер больничному листку;
- дата выдачи листка;
- название больницы, которой был выдан документ;
- причина получения – личный недуг или уход за близким родственником;
- отображение дат, в рамках которых служащий не исполнял вверенный ему труд;
- количество дней, на протяжении которых лицо отсутствовало на работе (влияет на расчет больничного пособия);
- примечание;
- подпись сотрудника, который принял на хранение бланк.
На практике часто возникают вопросы касательно оформления дополнительной тетради, где отображаются сведения обо всех больничных листах, испорченных или потерянных во время хранения на предприятии. Такие учеты вестись не должны. Только больницы оформляют ведомости по сохранности и использованию бланков нетрудоспособности.
При потере или порче формуляра организация инициирует процедуру восстановления листка. С этой целью сам болевший гражданин или администрация фирмы обращаются в больницу за изготовлением дубликата выписки.
Если же бумага была потеряна до осуществления денежных выплат, то лица, допустившие утрату (бухгалтер, кадровик), могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности. Дополнительно может удерживаться денежная компенсация в пользу работника, если из-за утраты/порчи не были выплачены деньги, и в будущем взыскать их не получится.
Шесть лет – минимальный срок хранения журнала и, эта дата начинает считаться с того момента, когда тетрадь была передана в архив по окончании календарного года.
