Табель учёта рабочего времени и расчёта оплаты труда это – два документа, которые применяются для контроля деятельности официально трудоустроенного человека и расчета его заработной платы. Форма документа, особенности, цель его использования утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 1 от 5 января 2004 года (далее Постановление № 1).
Законодательное регулирование вопроса
В соответствии с Постановлением № 1, эти документы (два табеля) применяются для контроля времени реально отработанного или пропущенного каждым служащим фирмы. Ведется табель для контроля соблюдения отдельным работником установленного режима рабочего времени. Табеля учета используется также для формирования статистических данных и для расчета заработной платы конкретного человека. Учет рабочего времени по табелю формы Т-12 используется для начисления денежного вознаграждения. Табель по форме Т-13 применяется для контроля только рабочих часов.
Постановление № 1 позволяет выделить следующие принципы применения табеля учета:
- оформляется единственным экземпляром;
- есть специальный назначенный работник, который уполномочен вести табель;
- обязательно подписание табеля руководителем подразделения;
- после подготовки документ передается в бухгалтерию;
- каждая отметка в табеле должна подтверждаться документально (если это пропуск по причине болезни, то должен быть лист нетрудоспособности, если это прогул, то подкрепляется результат проведения служебной проверки и приказ о привлечении к наказанию, если речь идет о сокращенном рабочем дне, то подкрепляется Приказ руководителя на сокращение трудочасов;
- форма табеля строго утверждена Постановлением № 1 (есть установленный перечень граф с наименованиями и правилами заполнения).
Допускается заполнение табеля учета как вручную, так и с помощью компьютера. На практике чаще всего применяется комбинированный способ заполнения.
Подробнее о табеле учёта по форме Т-12
Как уже отмечалось выше, официальное название документа – табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда. Он имеет общую унифицированную форму, и применяется с целью контроля отработанных часов и расчета заработной платы. Этот табель дает возможность подтвердить прибытие на работу человека в конкретный день или же его отсутствие. В случае отсутствия указывается причина неявки (если это прогул, то отметка также делается в табеле), что является основанием последующего привлечения к дисциплинарной ответственности.
Второй момент, который дает возможность зафиксировать табель по форме Т-12, это количество часов, которые человек находился на рабочем месте, то есть которые подлежат оплате. Но форма табеля учета построена таким образом, что в нее одновременно вносится несколько видов информации. Так, руководитель конкретного подразделения делает отметку о количестве отработанных часов по прибытию или неявке человека на работу. Затем подписанный табель направляется бухгалтеру, который осуществляет расчет заработной платы, и вносит его в таблицу. Расчет производится с учетом сверхурочных, ночных работ, праздничных дней.
Табель учета по форме Т-12 это таблица, которая содержит 55 граф, оформляется в отношении каждого работника отдельно или сразу на нескольких работников.
Подробно о табеле учета по форме Т-13
По сути, назначение документа то же самое, то есть он применяется для подтверждения количества времени, проведенного человеком на работе или вне производства для дальнейшего расчета зарплаты и подсчета статистики. Но если документ Т-12 может быть оформлен на компьютере или вручную или комбинированным способом, то Т-13 заполняется автоматически специальной программой компьютера. Также это более сокращенный вариант отчета, который не содержит данные о заработной плате, а представляет информацию лишь о посещаемости. Форма Т-13 содержит только 13 граф.
Общее и различное
Иными словами, единственный общий признак формы Т-12 и формы Т-13 – это документы, предназначенные для ведения учета посещения работниками конкретного предприятия, а также для контроля рабочего времени отдельно каждого сотрудника. Отличительные черты включают следующие признаки:
- Т-12 более широкой формы, которые применяются также для расчета заработной платы, а Т-13 – сокращенный вариант, который применим лишь для контроля рабочего времени;
- Т-12 состоит из 55 граф, а Т-13 только из 13 граф;
- табель учета Т-12 может заполняться вручную, комбинированным способом или на компьютере, а Т-13 только на компьютере и с применением специальной программы.
Для надлежащего контроля на предприятии должны использоваться оба варианта учёта.
Кто осуществляет заполнение табеля учета
На каждом предприятии внутренними документами строго установлены функциональные обязанности каждого человека. Это делается для того, чтобы определить точный список обязательств, установить материально ответственных лиц, а также для привлечения к дальнейшей ответственности за невыполнение вверенных обязанностей.
Так, ведение табеля учета по форме Т-12 и Т-13 осуществляют, как правило, работники отдела кадров или руководитель конкретного подразделения предприятия, но только, если это входит в список его функциональных обязанностей. Также дополнительно может быть назначен специальный человек – табельщик, который будет вести учет. Табель учета это строгий документ, на основании которого бухгалтер назначает заработную плату, поэтому человек должен в полной мере осознавать свою ответственность и внимательность при оформлении документов.
Недоучет рабочего времени, как следствие получения человеком меньшей заработной платы, может стать основанием для привлечения предприятия и конкретного должностного лица к административной ответственности. С другой стороны, если рабочих часов будет записано больше, то фирма потеряет деньги, выплатив большую заработную плату трудящемуся.
Законодательством допускается одновременное составление одного табеля на всех работников или же оформление персонального документа на каждого человека. Как показывает практика, персональный табель гораздо удобнее и исключает ошибки, поскольку при массовом расчете высока вероятность неверных подсчетов и механических опечаток.
Табель учета это не документ строгой отчетности, но с целью предотвращения его утраты лучше использовать отдельные правила составления. Например, каждый табель номеруется, указывается месяц и годи т.д. Новый табель оформляется ежемесячно. При формировании отчета на компьютере лучше далее распечатывать его для гарантии сохранности.
Правила заполнения/составление табеля
Постановление № 1 Госкомстата Российской Федерации утверждает не только количество граф, которые должны присутствовать в документе, но также принятые условные сокращения, и правила внесения информации. Эти правила являются универсальными, чтобы работники разных предприятий, отделы статистики, налоговая служба могли проводить плановые и внеплановые проверки финансовой документации.
Т-13
В шапке табеля учета Т-13 указывается наименование юридического лица и адрес расположения предприятия. Это обязательное требование. Также в шапке указано наименование отдела в отношении которого составлен табель. Даже если руководитель не составлял табель учета, то он обязан поставить свою подпись, как согласие с внесенной информацией.
Что касается занятости, то на практике могут использоваться следующие сокращения для работников:
- прибытие на работу – Я;
- отпуск – ОТ;
- официальный выходной – В;
- время командировки – К;
- больничный с дальнейшим получением листа нетрудоспособности – Б;
- неоплачиваемый больничный – Т;
- отправка на курсы повышения квалификации - ПК.
Напротив каждой буквы ставится количество часов, которое человек провел на работе или, соответственно, отсутствовал на предприятии. Кроме того, допускается использование небуквенных кодов, если это утверждено на предприятии. Дополнительно должен быть представлен документ, имеющий расшифровку сокращений.
При заполнении табеля учета по форме Т-13 необходимо быть предельно внимательным, поскольку есть законодательные ограничения касательно продолжительности рабочего дня, минимальных выходных, доплаты за сверхурочные, праздничные дни. Кроме того, если человек направлен в командировку или уже участвует в конференции, научных мероприятиях, корпоративных праздниках, то предприятие будет заполнять графу так, как там установлено внутренними документами. Если это частная фирма, которая поощряет корпоративные время препровождения, то она может отметить этот период в рабочее время и затем оплатить его
Т-12
В целом, правила заполнения для этого табеля учета будут такими же, то есть используются буквенные или цифровые кода, которые расставляются по графам и по столбцам в зависимости от назначения конкретного из них. Представлена информация в виде таблицы. В шапке документа указаны наименование юридического лица, адрес расположения, название подразделения, а также данные руководителя подразделения и место дальнейшей подписи.
Учет трудодней
Формирование таблицы с количеством отработанных часов происходит в следующем порядке:
- первая графа – это номер по порядку;
- вторая это ФИО и должность служащего;
- третья это присвоенный табельный номер.
Далее таблица делится по числам месяца и за каждый день ставится количество отработанных часов. В день, если это официальный выходной, ставится прочерк или крестик. Далее подсчитывается все количество отработанных часов за месяц. В заданную графу выписываются ночные часы, сверхурочные, праздничные, которые подлежат оплате в большем размере.
Обязательные реквизиты
Внизу табеля учета под таблицами обязательно ставится дата, когда он был оформлен. Как правило, это до пятого числа следующего месяца, то есть за неделю до того, как начисляется авансом выплата служащим.
Составленный табель отчета по форме Т-12 и Т-13 подписывает человек, который его оформил, руководитель предприятия, кадровый работник, а также бухгалтер, принявший документы и, посчитавший заработную плату.
