Кадровый аудит — это проверка всех процедур и документов, связанных с движением (прием, перемещение, уход в отпуск и другое) работников в организации, на предмет соответствия законодательству РФ. Он может иметь узкую направленность, в этом случае проверяется только оформление кадровой документации. Либо захватывать всю область управления персонала.
Разделяют также внутренний и внешний аудит. Внутренний, компания проводит своими силами, в роли проверяющего может выступать сотрудник, хорошо знакомый с нормативными документами в части кадрового учета, например, юрист. Такой вариант подходит для небольших компаний. Для внешнего аудита привлекаются независимые сторонние организации, он считается более надежным и достоверным.
Аудит кадровой документации
Он не является обязательной процедурой, однако все большее число компаний проводят такой аудит. Это связано с ужесточением проверок трудовой инспекции и изменением правил по наложению штрафных санкций на предприятие, в случае обнаружения нарушений. Сумма штрафов увеличилась, так теперь протоколы выписывают на каждого работника.
В особенности рекомендовано проводить кадровый аудит компаниям, выполняющим следующие действия:
- трудоустройство иностранных работников. Оформление документов в этой сфере помимо ГИТ, может заинтересовать еще и УФМС;
- заключение с работниками договоров материальной ответственности;
- использование испытательного срока при трудоустройстве и его контроль;
- применение разных режимов работы;
- работа сотрудников сверх установленного рабочего времени.
Во время проверки, аудитор не только должен проверить имеющиеся документы на наличие ошибок, но и оценить является ли предоставленный пакет полным или требуется оформление дополнительных документов. Например, наличие локально-нормативных актов на предприятие.
Этапы аудита:
- Постановка цели и задачи. Проверка может быть комплексной, когда проверяются все участки или тематической. На этом этапе определяется, какими силами он будет осуществляться (внутренний или сторонний), а также даты и сроки аудита. Если будет осуществлен внутренний контроль, приказом должны быть назначены ответственные лица.
- Подготовка необходимых документов.
- Изучение и анализ документов. Фиксируются все выявленные ошибки.
После того, как проверка окончена, аудитор дает письменное заключение по ее результатам, оценивается система ведения кадрового учета на предприятии и ее соответствие законодательству. Заключение должно содержать в себе следующую информацию:
- сведения о документах, которые были предметом проверки;
- перечень нарушений с комментариями. Аудитор должен ссылаться на нормативные акты, которые были нарушены;
- риски компании;
- рекомендации по устранению ошибок.
Аудит кадровой политики
HR - консалтинг представляет собой более широкий перечень мероприятий и затрагивает все сферы связанные с людьми. Цель аудита — разработка инструментов кадровой политики, которые позволят эффективно управлять персоналом согласно стратегии компании. В ходе такой проверки, дополнительно к аудиту кадровой документации, рассматриваются следующие вопросы:
- анализ потребности организации в кадрах;
- подбор персонала;
- оценка кадров;
- обучение и развитие персонала;
- анализ системы оплаты труда;
- мотивация персонала;
- анализ корпоративной культуры;
- оценка психологической обстановки в коллективе.
Предприятие прибегает к кадровому консалтингу в следующих случаях:
- Требуется разработка отдельных направлений в сфере управления персоналом (разработка системы мотивации, обучения и т.д.);
- Улучшение действующей кадровой политики;
- Постановка кадрового учета и других направлений кадровой политики с нуля.
Во время аудита эксперт анализирует действующую систему по управлению персоналом. Изучаются должностные инструкции работников отдела кадров, и определяется мотивация кадрового руководства. В результате проверки, аудитор выявляет кадровый потенциал предприятия и предлагает мероприятия для оптимизации технологий по управлению человеческими ресурсами.
Кадровый аудит проходит в два этапа. На первой стадии определяются темы, задачи проверки, уточняют мотивы, побудившие руководство фирмы обратиться за помощью к специалистам. На этом же этапе изучается текущая кадровая политика, составляется программа консультирования.
На следующем этапе происходит взаимодействие с работниками организации для достижения поставленных целей. Создается три сферы:
- Развитие. Работники обучаются эффективным методикам решения проблем;
- Поддержка. Создаются условия для успешного обучения персонала;
- Закрепление. Переход искусственно созданного процесса в саморегулируемый.
В своей работе аудиторы используют разные методики, самыми эффективными из них являются:
- Коучинг. Специалисты проходят профессиональное обучение под руководством эксперта. Суть метода заключается в том, что для обучаемого создают такие условия, в которых он самостоятельно находит лучшее решение поставленных задач.
- НЛП. Методика подразумевает моделирование ситуаций, которые будут воздействовать на человека через его эмоциональный настрой. Применять такую технологию может только дипломированный эксперт.
- Социальные исследования. Аудитор проводит опрос (устный или письменный) сотрудников. В ходе беседы или анкетирования выясняется мотивация людей, их готовность к переменам, основные принципы, которыми они руководствуются в жизни.
- Создание новой структуры бизнес-процессов. Эксперт разрабатывают модель новой структуры. По ходу работы проводится оптимизации текущих процессов, и определяют новые требования.
Кадровый аудит — важный инструмент в развитии компании. Грамотно выстроенная кадровая политика способна улучшить взаимодействие в коллективе, увеличить производительность труда, сократить время на поиск и подбор работников, снизить затраты на оплату труда.
