Списание бензина на предприятии – обязательная процедура, независимо от использования личного или служебного транспорта. Юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые привлекают к работе транспортные средства, должны утверждать правоотношения документально.
Арендованные транспортные средства
Не редки случаи, когда работодатель привлекает к трудовой деятельности служащих с личными транспортными средствами. На практике такие отношения могут быть оформлены разными видами соглашений. Чаще всего, это договор аренды автомобиля без экипажа. Документально все оформлено таким образом, что предприятие отдельно принимает по трудовому договору водителя, а отдельно – арендует транспортное средство во временное пользование.
Такой договор аренды содержит следующие условия:
- продолжительность аренды;
- перечень служащих, которые могут пользоваться конкретной машиной;
- размер вознаграждения за использование машины;
- периодичность начисления денежных средств;
- порядок покрытия расходов на ГСМ (таким же образом предстоит списать бензин на личный автомобиль директора);
- компенсация технического обслуживания;
- порядок покрытия ремонта.
Действующим законодательством установлено, что за аренду транспортного средства каждому работнику положена амортизация. И это та сумма выплат, которая не облагается подоходным налогом в 13%.
Недостаток этого варианта в том, что транспортное средство используется служащим всегда, в том числе в нерабочее время. Таким образом, сложно установить, какой объем бензина подлежит списанию на рабочие нужды с последующей компенсацией.
С целью установления универсальных правил компенсации, на каждом предприятии фиксируется свой порядок контроля расхода топлива, который универсален при аренде личного автомобиля директором предприятия и другими работниками.
Использование путевого листа
Это официальный документ, который содержит количество бензина, используемое конкретным транспортным средством. Такой документ – веское основание для денежной компенсации или предоставления талонов на ГСМ.
Путевой лист готовится в установленной форме. В том числе, для каждого вида транспортного средства предусмотрена своя форма путевого листа. Путевые листы подлежат обязательному учету и регистрируются в специальном журнале. Надлежащий контроль необходим для формирования налоговых отчетностей и учета расходов компании.
Нарушение формы или порядка составления документа может стать основанием для привлечения к юридической ответственности за несоблюдение налогового законодательства.
Путевой лист состоит из следующих разделов:
- норма расхода;
- продолжительность рабочего времени;
- пробег.
Нормы расхода
Министерством транспорта России установлены нормативы для различных транспортных средств, что отображается в технических документах на автомобиль. При оформлении путевого листа администрация предприятия может воспользоваться универсальными нормативами или же допускается самостоятельный расчет.
Самостоятельный расчет:
- назначение комиссии, которая уполномочена выполнить замеры;
- полное опустошение бака машины;
- заполнение бака конкретным объемом бензина – например, 100 литров;
- фиксация показаний спидометра перед началом движения транспортного средства и после окончания бензина в баке.
Для более точного расчета лучше использовать несколько замеров в различных условиях. Например, пустого автомобиля и груженного транспортного средства, едущей машины и, работающей на холостом ходу, в летнее и зимнее время.
Завершается процедура самостоятельных замеров составлением соответствующего Акта, скрепленного подписями всех членов комиссии.
Рабочее время
После начала рабочего времени или же после начала рабочей поездки, в путевом листе ставится отметка. Такая же отметка вносится в содержание документа при завершении командировки. Если работник отлучается на обед не по пути движения транспортного средства, то это отмечается в содержании путевого листа.
Если машина используется постоянно, то лучше всего оформить отдельный Приказ от имени руководства, устанавливающий трудовой график конкретного служащего. Например, с понедельника по пятницу с 8 до 18 часов.
Пробег
Расчет пробега осуществляется через регулярные замеры показаний одометра. Замеры делаются утром перед началом рабочего дня, а также вечером перед завершением трудового дня.
Путевой лист может оформляться ежедневно или же один на весь период времени, но только в рамках одного календарного месяца. Так бухгалтеру будет комфортнее готовить финансовые документы на оплату. Задача бухгалтера – использовать следующую формулу:
Компенсация = показания одометра (сделанные в рабочие часы) = рабочие часы * норму расхода.
Если отсутствует маршрут следования
Не всегда использование автомобиля связано с конкретным маршрутом движения транспортного средства, но отсутствие маршрута не означает, что компания не может рассчитывать на компенсацию. Анализ судебных решений позволяет понять, что компания не может привлекаться к ответственности за компенсацию расходов при отсутствии строгого маршрута движения.
Так, индивидуальные предприниматели и юридические лица могут вносить в налоговую документацию информацию обо всех приобретенных видах и объемах топлива, не подтверждая их конкретными пройденными маршрутами движения, но нельзя забывать о документальном подтверждении расходов на топливо.
Использование лимитов
Способ заключается в том, что на предприятии установлено конкретное ограничение потребления топлива. В начале каждого месяца служащие получают талоны на бензин, соответствующие лимитам или же одну карточку, выданную заправочной станцией. При осуществлении трудовой деятельности работник пользуется карточкой так, как считает нужным. Это значит, что при финансовых трудностях можно воспользоваться карточкой даже для личных нужд.
Недостаток – когда заканчивается баланс на предоставленной карте, дальнейшие расходы придется погашать самостоятельно. Эти условия внесены в содержание трудового договора и соглашения аренды, если таковые были составлены.
Допускается запрос дополнительных средств с баланса компании, но только для этого необходимо подтвердить обоснованность лимитов. Превышение платежей возможно через приказ администрации предприятия, а также через бухгалтерские документы.
Порядок денежной компенсации
Второй вариант законного привлечения к официальной работе транспортного средства работников – в том числе, использование директором личного автомобиля в служебных целях – утверждение в порядке статьи 188 Трудового кодекса Российской Федерации.
Так, порядок привлечения к работе утверждается следующими способами:
- служащий, желающий использовать автомобиль, пишет заявление на имя руководителя;
- подписывается соглашение с уточнением суммы и периодичности компенсации;
- дополнительная подача необходимых документов (технический паспорт, водительское удостоверение собственника);
- выдача приказа руководителем, который передается в бухгалтерию для начисления ежемесячной компенсации (амортизация).
Преимущество этого способа в том, что соглашения подписываются в индивидуальном порядке, а значит можно установить разные размеры компенсации для каждого отдельного служащего.
Размеры компенсаций
Автомобиль директора, как правило, используется для езды по городу и редких командировок за пределы населенного пункта. От загруженности и типа поездок будет зависеть сумма компенсации. Например, если одинаково к работе привлекаются транспортные средства легкового и грузового типа, то и размер выплат будет различным для каждого вида транспортного средства.
Законом установлено, что размер компенсации устанавливается индивидуально, но с учетом установленных нормативов.
Статья 264 Налогового кодекса Российской Федерации предусматривает, что размер компенсации будет следующим для различных видов транспорта (в рублях в месяц):
- 600 – мотоциклы;
- 1200 – машины с объемом двигателя до 2000 кубов;
- 1500 – автомобили с объемом двигателя свыше 2000 кубов.
Это фиксированные суммы, которые не зависят от количества поездок или от пройденного пробега. Указанные суммы должны быть отображены в налоговых декларациях, поэтому работодатель не может документально отобразить различные размеры отчислений для разных служащих.
На практике есть одна хитрость, позволяющая установить разные суммы компенсаций для отдельных работников, в зависимости от степени загруженности. Для этого отдельно составляется документ на компенсацию по НК РФ, а отдельно оформляется новый приказ на вознаграждение за выполненную работу. Это не совсем легально, но не противоречит действующему законодательству. Но категорически запрещено передавать денежные средства «в конверте».
Затраты на топливо
Когда речь идет о компенсации, то необходимо понимать, что в ее расчет входят следующие расходы:
- ремонт;
- устранение износа;
- стоимость технического осмотра;
- замена резины и других частей машины;
- стоимость человеческой силы – услуги водителя.
Оплата топлива осуществляется отдельно, в соответствии с формулой, включающей расчет рабочего времени и нормативов расхода.
Транспортные средства ИП
Для индивидуальных предпринимателей применимы другие варианты и способы оформления используемого личного транспорта. А именно:
- Подписание соглашения аренды без экипажа. В таком случае, ИП одновременно выступает и арендатором и арендодателем. Предприниматель самостоятельно использует свое транспортное средство, но имеет возможность на законных основаниях облагать налогом компенсацию, удерживая ее из доходов организации индивидуального предпринимателя.
- Выдача приказа, оригинал которого направляется в бухгалтерию. Приказ подразумевает перевод денежных средств на счет директора фирмы с баланса компании, которые считаются как амортизация за использованный автомобиль.
- При регистрации индивидуального предпринимателя формируется перечень собственности, которая используется ИП для работы. В этот список можно включить транспортные средства. В таком случае, автомобиль числится на балансе компании, а поэтому все расходы, связанные с его эксплуатацией, компенсируются из баланса компании.
Бензин и командировки
Статья 168 Трудового кодекса Российской Федерации предусматривает возможность получения компенсации за время командировки. В эту категорию входят расходы, связанные с проездом, проживанием и почтовыми расходами. Если директор или другой работник отправляется в поездку на личном транспорте, то он может рассчитывать на компенсацию использованного топлива, но только в случае предоставления финансовой документации.
Следование установленным правилам, а также полноценное и своевременное составление отчетов и перевод платежей, необходимо не только для самого работника, но также для компании. Поскольку эта часть расходов подлежит обязательному налогообложению и влияет на сумму окончательной прибыли человека и на размер социальных взносов за служащего.
