Недостача при инвентаризации, выявленная при сравнении фактических данных с учетными показателями, должна быть расследована в порядке, установленном законодательством.
Каким образом выявляется недостача при проведении инвентаризации
Инвентаризация – это выявление соответствия фактического наличия товарно-материальных и денежных ценностей с данными бухгалтерского учета. Инвентаризация может быть как плановой так и внеплановой.
Проверку наличия материальных ценностей проводят в следующих случаях:
- Плановая проверка работника, на которого возложена ответственность за сохранность ценностей.
- Передача ценностей и денежных средств другому лицу.
Для проведения инвентаризации создается специальная комиссия, она утверждается приказом. Комиссия может утверждаться при каждой инвентаризации, а может быть создана в постоянном составе на год (или больший период). Например, комиссия для инвентаризации склада или комиссия для инвентаризации кассы.
Инвентаризация проводится в следующем порядке:
- Устанавливается дата работы комиссии.
- Ответственный работник (которого будут проверять) приводит в порядок документы и сортирует ценности по наименованиям и артикулам.
- Комиссия получает в бухгалтерии документы, которые содержат информацию не только по остаткам, но и по движению ценностей.
- Комиссия проверяет фактическое наличие всех имеющихся ценностей путем пересчитывания и перемеривания всех ценностей, находящихся у материально-ответственного лица.
- По ходу проверки составляется инвентаризационная ведомость, куда вносится наименование материала и его фактическое количество.
- По завершению инвентаризации выводится итоговый остаток, выраженный чаще всего в денежном выражении. Если он не совпадает с тем, который отражен в документах учета, составляется сличительная ведомость, и выявляются позиции, по которым есть недостача, либо излишки.
После этого составляется отчет о проведенной инвентаризации и отправляется к руководителю. К отчету прилагаются все документы.
На отчете руководитель ставит резолюцию о проведении служебного расследования.
Составление сличительной ведомости
Что делать бухгалтеру в случае выявления недостачи при инвентаризации регулируется Приказом № 49 от 13.06.1995 г., которым утверждаются Методические рекомендации по проведению инвентаризаций в различных отраслях производства.
Для того чтобы определить фактическую недостачу по каждой позиции составляется сличительная ведомость. Ее можно сделать следующими способами:
- Использовать унифицированную форму, которая прилагается к вышеуказанным рекомендациям.
- Разработать свою отдельную форму, с учетом всех особенностей и нужд предприятия.
- Использовать форму, совмещающую в себе инвентаризационную опись и сличительную ведомость. Это наиболее удобная форма, поскольку при ее использовании выявить недостачу можно уже в ходе проверки, а не после подведения итоговых результатов.
При составлении сличительных ведомостей необходимо придерживаться следующих правил:
- В отдельно составляемой сличительной ведомости отражаются только расхождения фактического наличия с бухгалтерским учетом.
- Проставляется не только количество, но стоимость товара и ценностей.
- Стоимость определяется согласно документам учета.
- Для ценностей, которые не принадлежат компании, а переданы ей на хранение или для работы составляется отдельная опись.
- На денежные средства также составляют отдельный документ.
После составления сличительной ведомости выводится общий итог недостачи, выраженный в денежной сумме.
Причины недостачи
Недостача материальных ценностей может образовываться по следующим причинам:
- Злоумышленные намерения либо действия по неосторожности, совершенные материально-ответственным лицом.
- Несанкционированное проникновение в место хранения материальных ценностей (хищение, кража).
- Естественная убыль в результате усушки, утруски и т.д. Такая недостача может быть в пределах установленных норм, а может превышать их в зависимости от условий хранения и эксплуатации.
- Наличие ошибки в документах учета (оприходованы не все накладные, списаны не все необходимые позиции и т.д.).
Дальнейшие действия работодателя при выявлении недостачи напрямую зависят от причин ее повлекших.
Что делать работодателю с недостачей
При выявлении недостачи у работодателя есть несколько вариантов урегулирования образовавшейся недостачи и приведения ее в соответствии с данными бухучета:
- Списание полной или частичной недостачи в соответствии с установленными нормами естественной убыли. Данные нормы можно применять только в том случае, если недостача есть на самом деле. При списании суммы недостачи относят на издержки производства.
- Взыскание недостающих сумм с виновного лица.
- Комбинированный метод. Работодатель может рассчитать убыль по принятым нормам, а величину, недостачи, которая ее превышает, относит на материально-ответственное лицо.
Взыскание больших сумм с виновного лица производится в порядке, строго определенном законом и не всегда возможно в полном объеме.
Расследование недостачи
При выявлении недостачи расследование необходимо провести в любом случае, независимо от причин и суммы
Объяснения работника
Первое, что делает комиссия, при расследовании это запрашивает объяснения у виновного лица.
Объяснения пишутся в свободной форме. Они будут содержать следующие реквизиты и данные:
- ФИО и должность работодателя, на имя которого и пишутся объяснения.
- ФИО и должность работника, дающего объяснения.
- Последовательное и подробное изложение причин, выявленной недостачи.
- Дата и подпись.
Помимо этого работник имеет право ознакомиться со всеми документами, составленными комиссией, производившей инвентаризацию.
Для дачи объяснений по факту недостачи используется срок, предусмотренный в ТК РФ для всех случаев служебных расследований. Он составляет два дня.
Срок начинает течь на следующий день после того, как у работника запрошено объяснение.
Для того чтобы работник в последствии не мог сказать, что у него не запрашивали объяснения, а соответственно нарушили процедуру расследования, нужно делать это в письменном виде и вручать работнику под роспись. Если он отказывается взять требования о даче объяснений, а соответственно и расписаться в этом, то в присутствии комиссии ему зачитывают документ вслух и составляют акт об отказе получить требование.
Составление данного акта нельзя приравнивать к отказу от дачи объяснений, работнику все равно необходимо дать два дня.
Приказ о результатах инвентаризации
Руководство рассматривает объяснительную работника и все предоставленные факты и принимает решение о степени виновности работника, а также о том, что делать с суммами недостачи.
Затем оформляется приказ, содержащий информацию о результатах расследования, причинах недостачи и способах ее возмещения (списания).
Также в случае, когда в недостаче виновен работник, ответственный за сохранность ценностей ему может быть вынесено дисциплинарное взыскание.
Лучше это сделать отдельным приказом, особенно если результатом выявления недостачи стала утрата доверия к материально-ответственному лицу и его увольнение.
Приказ составляется в свободной форме, на фирменном бланке организации. Он должен содержать все реквизиты распорядительного документа:
- Наименование организации, в которой он был издан.
- Дата и номер документа.
- Вводную часть (преамбулу), в которой излагаются выявленные недочеты и их причины.
- Содержательную часть, где отдаются распоряжения о наказании виновных лиц и устранении выявленных недочетов, в данном случае порядок возмещения недостачи.
- Подпись руководителя.
Печать организации на приказе не предусмотрена.
С изданным приказом необходимо ознакомить работника в течение трех дней.
Порядок удержания недостачи с работника
Порядок удержание недостачи материальных ценностей регулируется трудовым законодательством, в частности статьей 248 ТК РФ.
Работодатель имеет право удержать выявленную недостачу с помощью изданного приказа, только при соблюдении следующих условий:
- Сумма недостачи, которую работодатель собирается удержать с работника не должна превышать среднемесячного заработка.
- Работник согласен внести эту сумму добровольно.
- Приказ о взыскании недостачи издан не позднее месяца со дня ее обнаружении.
Если не соблюдено хотя бы одно из этих требований, взыскать недостачу можно будет только в судебном порядке. В случае если работодатель пренебрежет указанными правилами и высчитает необходимую сумму с работника без его согласия, его действия могут быть обжалованы в суде и признаны нарушением законодательства.
Если сумма, которую работодатель хочет взыскать с работника, больше чем его один среднемесячный заработок, то есть два варианта взыскания:
- С помощью обращение в суд.
- Путем написания работником добровольного соглашения о возмещении ущерба.
У работника есть возможность выплачивать недостачу частями либо предложить в зачет необходимой суммы какое-либо имущество и ценности.
Недостача материальных и денежных средств выявляется путем проведения инвентаризации. Работодатель вправе взыскать ее с работника, но перед этим он должен провести служебное расследование. Если работник отказывается возмещать недостачу добровольно, то это можно сделать только в судебном порядке.
