Деловое письмо – одно из средств коммуникации, используемое в коммерческой и юридической деятельности для отправки и принятия официальных уведомлений, а также обмена коммерческой информацией. Такие документы должны быть, сдержанными, грамотными и максимально насыщенными полезной информацией.
Категории деловой переписки
Написать деловое письмо на практике оказывается достаточно сложно, но зная ряд универсальных требований можно подготовить максимально качественное письмо.
Деловые письма могут быть не только письменными на бумаге, но также электронными.
Таблица «Используемые виды и образцы делового письма»
|
Наименование |
Особенности |
Признаки, шаблоны |
Образец |
|
Гарантийное |
Такое обращение должно содержать конкретную просьбу, но с требованием гарантии ее выполнения |
Письмо должно содержать формулировку «Прошу Вас…» |
|
|
Коммерческое |
Это предложение компании на осуществление коммерческой деятельности. Со своей стороны фирма делает массовую рассылку на получение предложений о сотрудничестве. |
Содержит предлагаемые условия работы, а также просьбу перезвонить или написать в случае желания установить сотрудничество. |
|
|
Извещение |
Письмо, не требующее ответа, когда компания уведомляет вторую сторону об изменениях или конкретных событиях. |
Независимо от того, что документ не требует ответа, необходимо обязательно указать обратный адрес для корреспонденции. |
|
|
Оферта |
Это коммерческий договор на осуществление правоотношений, который должен содержать подробности коммерческой сделки. |
Обязательные элементы:
|
|
|
Рекламация |
Это письменная претензия к некачественному или неполному исполнению условий соглашения. |
Обязательно предстоит указать дату подготовки претензий, поскольку есть ограниченная продолжительность времени, когда клиент может направить претензию за некачественные услуги и товары. |
|
|
Сопроводительное письмо |
Требуется только в том случае, когда необходимо указать конкретного адресата. |
Сопроводительное письмо обязано содержать список прилагаемых документов (опись) с количеством листов, занимаемых каждым из них. |
|
|
Просьба |
Содержит официальное обращение ко второй стороне с просьбой выполнить услуги. |
Такое прошение необязательно к выполнению. |
|
|
Напоминание |
Чаще всего такие деловые письма используются банками, когда необходимо напомнить клиенту о необходимости погашения кредита или внесения средств по депозиту. |
Такие письма не требуют ответа и могут быть универсальными для всех клиентов без уточнения конкретного адресата. |
В зависимости от того, какой используется тип письма, оно может быть индивидуальным или массовым, но даже при массовой рассылке предстоит указать обращение к адресату. Например, подписчики, клиенты, читатели и т.д.
Читайте также "Гарантийное писмо при регистрации ООО"
Правила написания деловой корреспонденции
Универсальные правила подготовки документа:
- выбор типа письма, соответствующего конкретному случаю;
- формирование черновика;
- исправление текста, устранение орфографических, стилистических и смысловых ошибок;
- способ отправки должен гарантировать срочность доставки корреспонденции.
Неграмотность и ошибки (даже незначительные) на психологическом уровне отталкивают отправителя и снижают шансы на дальнейшее сотрудничество.
Универсальные правила и требования к оформлению деловых писем:
- последовательность изложения информации;
- полнота;
- сведения должны быть полностью правдивыми;
- нейтральное изложение без эмоциональной окраски;
- использование только грамотной речи без сленговых и простонародных слов;
- отсутствие исправлений и помарок (недопустим корректор);
- отсутствие сокращений.
В целом, письмо должно быть максимально понятным и последовательным. Должна быть ясна цель его отправки и наименование адресатов с обеих сторон.
Порядок составления
Слишком большие письма крайне редко дочитываются до конца. Как показывает практика, адресат сразу смотрит в начало и в конец, чтобы оценить важность корреспонденции. Во избежание таких случаев письма должны быть краткими с изложением только существенной информации.
Структура
В целом, законом не предусмотрена единая форма документа, но есть универсальные правила, которые используются отправителями во всех видах деловых писем. Эти требования утверждены правилами ГОСТ 6.30 от 2003 года.
Так, структура письма должна состоять из следующих элементов:
- «Шапка» пишется в правом верхнем углу. Этот раздел должен содержать наименование компании отправителя, почтовый и электронный адрес, банковские реквизиты, ИНН отправителя.
- Реквизиты канцелярии, которые вписываются в официальный штамп (как правило, прямоугольный) отображаемый в левой стороне страницы. Информация состоит из регистрационного номера и даты отправки документа.
- Наименование письма, которое состоит из указания категории письма, а также детализированной информации. Например, завещание на дом от гражданина Самсонова. При этом слово «завещание» отображается на одной строчке, а оставшаяся информация – на следующей строчке документа.
- Вступительная часть – содержит краткое описание причин направления документа, целей. Адресат должен с первых строчек понимать, зачем ему направлен этот документ.
- Основная часть, в которой расписано подробно предложение. Вместе с тем, указываются возможные пути реализации предложенных правоотношений.
- Итоговые предложения, содержащие дальнейшие рекомендации касательно обратной связи или сотрудничества.
- Указание вежливых фраз, а также реквизитов отправителя.
В зависимости от категории письма, может потребоваться печать предприятия, которая ставится поверх подписи руководителя предприятия.
Стиль письма
Деловой стиль подразумевает использование только одного языка, а именно официального языка той страны, на территории которой ведется переписка. Если корреспонденция направляется в другую страну или в филиал иностранной компании, то целесообразно использование языка той страны, представителю которой направляется письмо.
Правила стиля:
- точность;
- содержательность;
- последовательность;
- использование коротких предложений;
- исключение сложной терминологии;
- больше фактов и конкретики.
Обращение к адресату
Недопустимо использование обращения в стиле «Добрый день». Лучше применить универсальное «здравствуйте». Независимо от того, к кому обращается компания, лучше указать имя и отчество адресата. Если же это массовая рассылка, то не лишним будет указать обращение «Дорогой, клиент, читатель, получатель, покупатель». Второе слово избирается в соответствии с получателем корреспонденции.
Оформление
Нет единых требований касательно оформления деловых писем, но чаще всего применяются следующие универсальные правила:
- могут использоваться универсальные бланки или обычные чистые листы со штампами компании;
- отступы по верхней и нижней части составляют – 1,5 см, слева – 3 см, справа – 2 см;
- при оформлении документа на нескольких листах, они подлежат обязательной нумерации.
Электронные письма готовятся с учетом тех же требований. Отличительная черта – при отправке письма электронной почтой необходимо заполнять все поля. В том числе, наименование, тема. В основном поле предстоит указать обращение и подпись отправителя. Также делается отметка о том, что к письму прилагается вложенный документ. Это необходимо для того, чтобы адресат не пропустил прикрепленное письмо.
Скачать образец делового письма