Переход к применению онлайн-касс не освободил бизнес от формальностей. Компании и предприниматели обязаны регистрировать расчеты с клиентами. Как это делать, рассказали юристы.
Правила для юридических лиц
Движение наличности фиксируется кассовыми ордерами. Порядок их составления регламентируется указаниями ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.14 года. Движение средств отражается в специальном регистре. Установка современной техники с фискальным накопителем этого требования не отменяет.
Формы кассовых ордеров утверждены распоряжением Госкомстата № 88 от 18.08.98 года. Приказ продолжает применяться и сейчас. Обязательными для организаций остаются:
- ОКУД 0310001;
- ОКУД 0310002;
- ОКУД 0310004.
Если наличные средства выдаются наемным сотрудникам в качестве заработной платы, вести придется также расчетно-платежные ведомости.
Все организации должны иметь заполненную кассовую книгу. Ни специальный режим налогообложения, ни ежедневная передача денег инкассаторам не снимают обязанности. Более того, отдельные регистры заводятся филиалами и представительствами компании. Условие действует, если структурное подразделение работает с наличными. Соответствующие разъяснения содержатся в письме ЦБ РФ № 29-1-1-6/3255.
Филиалам и представительствам необходимо передавать в центральный офис отрывные части листов кассового реестра. Если книга ведется в электронном виде, отправке подлежит бумажный вариант всех страниц. Такой документ брошюруется отдельно один раз в год. В основном журнале кассовых операций данные не отражаются.
Особого внимания заслуживает лимит наличности. Предприятие издает распоряжение о максимальном остатке. Суммы, превышающие норматив, подлежат передаче в кредитное учреждение для зачисления на счет. Отклонения от лимита допустимы в выходные, а также дни выплаты заработной платы. Правило не распространяется на представителей малого предпринимательства. Таким участникам оборота разрешается хранить любой размер наличности.
Нормативными актами установлен запрет на накопление остатков в кассе. В начале операционной смены ответственному сотруднику выдается разменная монета. С этой целью выписывается расходный ордер. Если в организации имеется старший кассир, дополнительно ведется журнал КО-5. Сумму размена фиксируют в кассовой книге и журнале выданных и принятых наличных средств. Неиспользованная монета в конце рабочего дня сдается по приходному ордеру.
Правила для предпринимателей
Коммерсанты, осуществляющие деятельность без регистрации юридического лица, тоже должны придерживаться кассовой дисциплины. Однако требования к этой категории бизнесменов мягче. Оформлять расходные и приходные ордера, вести книги им необязательно. Предприниматели могут отказаться от установления кассового лимита, а поступившую наличную выручку расходовать на любые цели.
Фискальные документы
До перехода на онлайн-кассы участники расчетов пользовались унифицированными бланками. Формы утвердил Госкомстат РФ постановлением № 132. Сейчас регламент неактуален. Разъяснение содержится в письмах Минфина РФ № 03-01-15/28914 и № 03-11-11/61091.
Финансовое ведомство подтвердило отсутствие у кассиров обязанности по оформлению справки-отчета и журналов КМ-4. Расходные и приходные ордера теперь составляются с опорой на фискальный документ. Статья 4.1 закона № 54-ФЗ относит к таковым отчеты:
- о постановке на учет;
- об изменении регистрационных данных;
- об открытии и закрытии смен;
- о текущем состоянии;
- о закрытии фискальных накопителей.
Кроме того, в эту категорию входят кассовые чеки, акты коррекции, подтверждения от ОФД. Их форматы утверждены распоряжением налоговой службы № ММВ-7-20/229@.
Продолжительность операционного дня ограничивается 24 часами. Кассовый чек не выдается более чем через сутки после открытия смены. Установление временных рамок обусловлено техническими возможностями фискальных накопителей. Оборудование формирует признак документа в пределах календарного дня. Других ограничений законом не установлено. Определять точное время закрытия смены владелец кассовой техники вправе самостоятельно.
Как закрыть операционный день
Раньше окончание смены оформлялось Z-отчетом. На его основании в журнал КМ-4 вносили итоговую запись. Следующим шагом становилось составление справки кассира.
Сейчас унифицированные формы не применяются. Сотруднику достаточно закрыть смену и получить кассовый отчет. Сведения в учетную книгу включаются на основании стандартного приходного ордера. Поступившая наличность отражается в графе «Счетчики итогов смены».